De instellingen voor de e-mailhandtekening vertellen het systeem in welke datasources zich bepaalde gegevens bevinden. Dit is belangrijk voor de generatie van de e-mailhandtekening. Niet zozeer voor de inhoud van de handtekening, maar wel voor de bepaling welke handtekening iemand krijgt.
De instelling is te vinden onder het radar icoon, klik dan op Mijn abonnement.
In het volgende scherm, klik op Email instellingen. Daarna klik je op Bewerken om de instellingen van de datasources te bewerken.
Tabel voor werknemers
Het systeem moet weten in welke datasource de gebruikersprofielen staan. Uitgaande van de standaard datasources is dit de DXEmployee datasource. Op basis van deze datasource wordt bepaald voor welke profielen de e-mailhandtekening gemaakt moet worden. Er zijn hierbij 2 varianten:
- Er wordt gebruik gemaakt van persoonlijke profielen (de situatie bij de standaard datasources)
In deze situatie ziet de gebruiker alleen de eigen profielen. Het systeem zal automatisch voor elk aanwezig profiel in elke aanwezige taal een e-mailhandtekening genereren. Het profiel dat als actief profiel is geselecteerd wordt ingesteld als standaard handtekening. - Er wordt gebruik gemaakt van gedeelde profielen (iedereen kan alle profielen zien)
In deze situatie wordt alleen een e-mailhandtekening voor het actief geselecteerde profiel gegenereerd. Indien ook e-mailhandtekening van andere profielen gegenereerd moeten worden, kan via de instellingen in de Outlook client aangegeven worden welke profielen nog meer gebruikt moeten worden (aanvinken). Ook in deze situatie wordt de e-mailhandtekening van het actief geselecteerde profiel als standaard ingesteld.
Veld voor variatie (op medewerker niveau)
Indien er variaties worden aangemaakt, kan de medewerker via dit veld aangegeven worden welke variatie van een handtekening gebruikt moet worden. In de e-mailhandtekening kan op basis van een variatie een ander eindresultaat worden gerealiseerd.
Tabel voor organisatie
Op basis van de organisatietabel weet het systeem welke handtekening gemaakt moet worden. Er kunnen meerdere handtekeningen aangemaakt worden in het systeem. Via de organisatietabel kan aangegeven worden welke van deze handtekeningen voor die betreffende organisatie moet worden gebruikt. Indien er geen handtekening is gekozen in de organisatietabel, wordt de eerste handtekening gebruikt. De te gebruiken organisatie en daarmee e-mailhandtekening is afhankelijk van de gekozen organisatie in het gebruikersprofiel.
Veld voor handtekening
Dit is het veld in de organisatietabel waarmee de te gebruiken e-mailhandtekening wordt ingesteld.
Veld voor variatie (op organisatie niveau)
Indien er variaties worden aangemaakt, kan per organisatie via dit veld aangegeven worden welke variatie van een handtekening gebruikt moet worden. In de e-mailhandtekening kan op basis van een variatie een ander eindresultaat worden gerealiseerd.