Een standaardtekst hoeft geen vaste tekst te zijn. Er kunnen variabele gegevens in verwerkt zijn, zoals een datum, een naam of een telefoonnummer. Het verwerken van deze variabele gegevens in je tekst doe je in twee stappen:
- Maak de variabelen aan.
- Voeg de variabelen in in de tekst.
Dit artikel behandelt stap 1: het aanmaken van variabelen. In het artikel Variabelen in een tekstblok plaatsen lees je hoe je de variabelen vervolgens invoegt.
Om het Bouwblok te bewerken klik je op het potlood aan de rechterkant van de naam. Er opent dan een document met de inhoud van het Bouwblok.
Het kan ook uitgevoerd worden door de knop met de 4 strepen rechts onderin te gebruiken. De actie wordt dan uitgevoerd op het grijs geselecteerde Bouwblok.
In het geopende Bouwblok staat nu direct Variabelen geselecteerd bovenaan. Als dit op enig moment niet zo is en je wilt een variabele toevoegen, klik dan eerst op Variabelen.
- Klik op de knop voor het toevoegen van een variabele "+". Het volgende invulscherm (dialoog) verschijnt nu:
Geef aan wat voor type invulling de variabele heeft. Je kunt kiezen uit:
- Tekst: als de invulling een tekst betreft, zoals een naam;
- Datum: als de invulling een datum betreft (zie ook Opmaak en standaardwaarde);
- Ja/Nee: als de invulling een keuze betreft. Hiermee plaats je een aanvinkvakje op het dialoog. Als de gebruiker een vinkje plaatst wordt een tekstblok geplaatst.
- Nummer (zonder cijfers achter de komma)
- Nummer (met cijfers achter de komma)
- Valuta: als de invulling een bedrag betreft.
Alle typen behalve Ja/Nee resulteren in een DB:TEXT variabele. Op de dialoog wordt dit weergegeven met een invulveld. Alles wat de gebruiker in het veld invoert, wordt op de plek van de variabele geplaatst.
Het type Ja/Nee resulteert in een DB:IF/END IF variabele. Dit is een variabele die om een standaardtekst heen staat. Op de dialoog wordt dit weergegeven met een aankruisvakje. Als de gebruiker het aankruisvakje aanvinkt wordt de betreffende tekst weergegeven, anders wordt het weggehaald.
Na de keuze te hebben gemaakt voor het type variabele, komt voor elk type hetzelfde invulscherm naar voren:
Bovenaan zijn de tabbladen aangegeven, Algemeen, Waarde en Dialoog. Voor het type "Tekst" is er een extra tabblad beschikbaar: Lijst.
Vul de gewenste gegevens in bij het juiste tabblad:
Algemeen
Naam
Geef de variabele een naam. Deze naam komt in het SmartParts-paneel te staan. Dit moet een unieke naam zijn en mag geen spaties bevatten, voorbeeld: Datum_brief.
Omschrijving
Geef eventueel een omschrijving van de variabele. Op het dialoog komt er een info-icoontje te staan en als de gebruiker hierop klikt, verschijnt deze omschrijving. Zo kun je de gebruiker aanvullende informatie geven over het gebruik van de variabele.
Plaats op dialoog
Standaard moet dit hokje worden aangevinkt. Immers, hiermee geef je aan dat de optie op het dialoog komt zodat de gebruiker de gewenste tekst kan invullen of optie aan kan vinken.
Het is mogelijk variabelen op te nemen die automatisch worden gevuld, bijvoorbeeld met gegevens uit een database. Deze mogelijkheid wordt ondersteund op tabblad Waarde.
Waarde
Hier staan 5 iconen voor de verschillende opties met betrekking tot de (standaard)waarde van de variabele.
Standaardwaarde - potlood
Geef hier eventueel een standaardwaarde op voor op het dialoog. De gebruiker kan er dan voor kiezen om de standaardwaarde te laten staan, of iets anders in te typen. De standaardtekst moet altijd tussen aanhalingstekens staan, bijvoorbeeld: “Pieter de Vries”. Bij een datum is het verstandig de huidige datum standaard in te laten vullen, dit doe je met de volgende notatie: Today() (zonder aanhalingstekens)
Waarde - Abc
Hier kan een standaardwaarde ingevuld worden. Dit is de waarde zoals hij is. Dit dient zonder "" ingevuld te worden:
Pieter de Vries
Expressie - accolades
Hier kan een expressie worden ingevuld. Dat wil zeggen dat er een formule kan worden gebruikt om de standaardwaarde te bepalen. Deze expressie wordt bij het uitvoeren van het document/dialoog uitgevoerd en als waarde in het veld gebruikt. Hierna kan de inhoud van de variabele worden aangepast in het dialoog. De uiteindelijke waarde van de variabele wordt bij het genereren van het document gebruikt voor de invulling.
Variabele - fx
Hier wordt een expressie verwacht. De expressie wordt uitgevoerd bij het uitvoeren van het document/dialoog. Deze expressie wordt ook uitgevoerd tijdens het genereren van het document. Dus de waarde wordt opnieuw nagegaan. Hierdoor is het plaatsen van deze variabele op het dialoog niet nodig, omdat het aanpassen van de waarde geen effect heeft. Omdat achteraf de expressie nogmaals wordt uitgevoerd.
Tabel - cilinder
Hier kan aangegeven worden dat de waarde uit een beschikbare tabel dient te komen.
Formaat
Deze optie heeft alleen betrekking op de types Datum.
Bij Datum kies je de datumnotatie. In de keuzelijst staat voor elke optie een voorbeeld.
Bij de andere typen variabele staat deze altijd op "Standaard".
Lijst
Hiermee is de variabele in een lijst weer te geven en de waarde uit deze lijst te kiezen.
De opties hier zijn "Geen", "Vertalingen", "Lijst", "Tabel"
Geen - cirkel met streep
Hiermee geef je aan dat de variabele niet in een lijst weergegeven wordt of uit een lijst gekozen wordt. Dit is de standaard instelling van een variabele.
Vertalingen - wereldbol/A
Hiermee kan de variabele gekoppeld worden aan een groep waarden die in de vertalingstabel staan. De naam van de bron van de vertalingstabel dient hier ingetypt te worden.
Lijst - drie strepen
Hiermee kan handmatig een lijst worden gemaakt.
Er staan 2 balken aangegeven. De 1ste balk geeft aan wat er op het dialoog wordt getoond als lijst. De waarden hierin diene met een ";" gescheiden te worden. Voorbeeld: Man;Vrouw;Onbekend (voor een variabele die voor het geslacht kan worden gebruikt). De waarde die als eerste wordt genoemd wordt hierbij als standaardwaarde gebruikt. In het voorbeeld hierboven is dat de waarde "Man".
De tweede balk is optioneel om in te vullen. Hier kunnen andere waarden als sleutelwaarden opgegeven worden voor de keuzes beschikbaar in de eerste balk. De eerste waarde in de lijst wordt gekoppeld als waarde aan de eerste keuze van de lijst uit de eerste balk. Voorbeeld:
Om deze waarde te gebruiken in het sjabloon, dient de "fx" geselecteerd te worden bij de keuze welke waarde gebruikt dien te worden (hierover later meer uitleg).
Tabel - cilinder
Hiermee kunnen de waarden uit een tabel worden gebruikt.
Waarde kiezen en de manier waarop gekozen kan worden
Onder elke optie worden deze iconen weergegeven.
Welke waarde wil je gebruiken?
Hier is de keuze tussen de zichtbare waarde in het dialoog en de sleutelwaarde. De sleutelwaarde kan ook vanuit de gekoppelde tabel komen als er met de tabel wordt gewerkt (cilinder). Als de sleutelwaarde niet wordt gebruikt, is het ook niet nodig om deze in te vullen in de balk.
Hoe wil je de keuze aan de gebruiker aanbieden?
Hier zijn 3 keuzes gedefinieerd hoe de gebruiker de waarde uit de lijst kan kiezen in het dialoog.
De cirkel is een radiobutton.
De rechthoek met het pijltje is een lijst, waarbij de keuze beperkt is tot de beschikbare waarden uit de lijst.
Het potlood geeft ook een keuzelijst, maar hier kan de gebruiker naast de beschikbare keuzes ook zelf een waarde intypen.
Dialoog
Weergave naam
Vul hier de variabele naam in die op het dialoog moet worden geplaatst. Als de weergavenaam hetzelfde is als de naam van de variabele, hoef je hier niets in te vullen. De variabelenaam wordt dan ook als weergave naam gebruikt. Maak de weergave naam niet te lang. Bij Omschrijving kun je de variabele eventueel toelichten aan de gebruiker.
Volgorde
Hiermee is aan te geven in welke volgorde de variabelen op het dialoog dienen te verschijnen. Is dit veld leeg bij het aanmaken van de variabele, dan wordt er automatisch een 0 neergezet gezet. Als hier een getal in gezet wordt, dan wordt het ten opzichte van de andere variabelen op volgorde gezet. Dus als er een 2 staat en een andere variabele heeft 1, dan worden ze in die volgorde op het dialoog getoond. Een 0 staat altijd bovenaan. Hebben meerdere variabelen hetzelfde getal als volgorde, dan worden ze op alfabetische volgorde neergezet binnen de nummering.
Afhankelijke velden
Bij zogenaamde 'ja/nee' velden is het mogelijk om andere variabelen hieraan ondergeschikt te maken. Pas als het bovenliggende ja/nee-veld wordt geactiveerd (door het vinkje ervoor te plaatsen), wordt het afhankelijke veld ook geactiveerd. Je geeft hier de naam van de variabele op die moet worden in- en uitgeschakeld op basis van de waarde van deze variabele.Om de functionaliteit om te draaien, zet je een ‘!’ voor de naam van de variabele. Meerdere variabelen geef je op door deze te scheiden met een komma. Let op: Gebruik geen spaties.
Verplicht
Als invulling van deze variabele verplicht is, vink je dit vakje aan. Als de gebruiker de dialoog afsluit zonder een invulling te geven, zal er een melding verschijnen, waarna de gebruiker alsnog een invulling zal moeten geven.
Invoer met meerdere regels
Met dit schuifje kun je aangeven dat het invoerveld op het dialoog meerdere regels dient te zijn.
------
Voorbeelden voor afhankelijke velden:
In bovenstaande voorbeelden is te zien dat de variabele Name grijs blijven zolang Bekend? niet is aangevinkt.
In bovenstaande voorbeelden Name juist geactiveerd zolang Bekend? niet is aangevinkt.
Als alle velden naar wens zijn ingevuld, klik je op Voltooien. De nieuwe variabele staat nu in de lijst met beschikbare variabelen.
In het artikel Variabelen in een tekstblok plaatsen lees je hoe je de variabelen vervolgens invoegt in je tekstblok.